Một bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ sẽ bao gồm những giấy tờ gì chính là thắc mắc chung của nhiều cá nhân, doanh nghiệp khi mới tham gia vào lĩnh vực logistic. Đừng lo lắng! Ở bài viết dưới đây, DRACO VIỆT NAM sẽ tổng hợp tất cả giấy tờ cần thiết cho hoạt động nhập khẩu của bạn. Cùng theo dõi ngay nhé!
Thế nào là bộ chứng từ nhập khẩu?
Bộ chứng từ nhập khẩu chính là tập hợp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng, thanh toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan như bên người mua và người bán. Bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ sẽ bao gồm các chứng từ bắt buộc cần phải có và chứng từ tùy chọn.
Những giấy tờ này được phân loại theo chức năng và mục đích sử dụng.
Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Gồm Những Gì?
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Đây là văn bản được thỏa thuận và ký kết giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: thông tin người mua và người bán, thông tin về hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán,…Nội dung của hợp đồng phải tuân theo những quy định của pháp luật hợp đồng nói chung. Lưu ý đối tượng của hợp đồng công việc phải làm hoặc không được làm, là tài sản phải giao. Cụ thể:
Giá hàng hóa, phương thức thanh toán
Số lượng, chất lượng
Thời gian, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng
Quyền, nghĩa vụ của các bên nếu vi phạm hợp đồng
Quy định phạt khi vi phạm hợp đồng
Các nội dung khác
Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Gồm Những Gì?
Hóa đơn thương mại
Trong bộ chứng từ nhập khẩu chứng này này có giá trị thanh toán. Cụ thể người bán sẽ dùng để đòi tiền người mua và bên hải quan dựa vào invoice để xác định giá nhập khẩu cơ bản. Còn người nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên invoice để kê khai giá trị hải quan. Phần nội dung của invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600 đối với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Quan trọng ngày phát hành invoice phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương.
Mẫu hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại sẽ gồm những nội dung cơ bản chính sau:
Tên và địa chỉ người bán và người mua
Số và ngày lập hóa đơn
Thông tin hàng hóa cần mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
Điều kiện thanh toán
Tên tàu, số chuyến
Cảng xếp, dỡ
Điều kiện cơ sở giao hàng
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Đây là chứng từ được lập sau khi đóng hàng với mục đích để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập. Phía hải quan sẽ căn cứ vào chứng từ này để làm đánh giá thực tế nhập khẩu cho doanh nghiệp của bạn có đúng như khai báo không. Phiếu này sẽ giúp bạn tính toán được:
Chuẩn bị bao nhiêu chỗ để xếp dỡ
Bố trí bao nhiêu phương tiện vận tải bộ
Xếp dỡ hàng bằng công nhân hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu,…
Có phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền của người vận chuyển là thuyền trưởng hay đại lý ký phát cho người gửi hàng. Ở đó xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ cảng khởi hành đến cảng đích.
Đây chính là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra vấn đề liên quan tới quá trình vận tải.
Vận đơn đường hàng không (Air waybill)
Vai trò của vận đơn đường hàng không, đó là:
Chính là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển
Là biên lai giao hàng cho người chuyên chở
Bạn cần chú ý rằng vận đơn hàng không sẽ không được coi là chứng từ sở hữu. Thế nên sẽ không thể chuyển nhượng được như vận đơn đường biển. Với những trường hợp đặc biệt để thanh toán bằng tín dụng thư (L/C) thì 2 bên mua và bán sẽ phải thỏa thuận cũng như phải làm thêm thủ tục cần thiết như thư cam kết đảm bảo được ngân hàng chấp nhận ký hậu vào mặt sau AWB để lấy hàng.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Giấy tờ này để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Sẽ phải chuẩn bị 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu. Các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:
Đối với luồng xanh: Sẽ không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Nếu được bạn có thể xuống cảng lấy hàng
Luồng vàng: Chủ hàng cần xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…
Luồng đỏ: Được đánh giá là có mức độ kiểm tra cao nhất. Người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì?
Các chứng từ khác
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Hai bên mua và bán có thể mua tự nguyện hoặc bắt buộc phụ thuộc vào các điều kiện trong incoterm khi mua bảo hiểm. Đối với term CIF và CIP thì người bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm bắt buộc cho lô hàng. Tuy nhiên đối với các hành trình dài trên 10 ngày, nên mua bảo hiểm phòng hờ những rủi ro về thời tiết, cháy nổ,…
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Certificate of Origin)
Giấy tờ này được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa. Trên thực tế sẽ có 2 loại C/O form được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu và C/O không được ưu đãi cả 2 loại này đều có chức năng chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa. Qua đó có thể thấy được tầm quan trọng của giấy tờ này.
Thư tín dụng (L/C)
Thư này sẽ do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định. Hình thức thanh toán này được đánh giá chặt chẽ có lợi cho người xuất khẩu thường xuyên được sử dụng trong thương mại quốc tế.
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) & Chứng thư hun trùng ( Fumigation Certificate)
Chứng nhận này do cơ quan kiểm dịch cấp với mục đích xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch. Điều này giúp ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Với một số nước nhập khẩu đây là chứng từ bắt buộc với hàng hóa. Sẽ mất từ 12h – 24h để làm hung trùng cho hàng hóa.
Qua bài viết này có thể thấy quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu là một chuỗi các bước phức tạp, yêu cầu sự chuẩn bị và thực hiện chính xác. Từ việc chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa, cài đặt phần mềm khai báo hải quan, cho đến quá trình khai báo và làm thủ tục hải quan. Mỗi bước đều cần sự tập trung để đảm bảo hàng hóa được thông quan và giao nhận một cách hiệu quả, hợp pháp. Thực hiện tốt bước chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa thời gian, chi phí trong hoạt động nhập khẩu.
DRACO VIETNAM
69/47 Lý Thường Kiệt, P.4, Q.GV, TpHCM
0914919799
Website: https://draco.vn/
info@draco.vn
Khai Thuê Hải Quan – Vận Chuyển Hàng Không – Vận Chuyển Tàu Biển
