Phiếu EIR đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình giao nhận và kiểm soát tình trạng container. Vì đây chính là bằng chứng cho việc trao đổi container mà còn là công cụ quản lý và giải quyết các tranh chấp liên quan đến container. Nếu như bạn chưa hiểu về phiếu EIR là gì hãy để DRACO VIỆT NAM giúp bạn giải đáp thắc mắc thông qua bài viết dưới đây nhé!
Phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR là được viết tắt từ cụm từ Equipment Interchange Receipt hay còn gọi là phiếu giao nhận container. Đây là một tài liệu quan trọng vì nó có vai trò trong ghi chép tình trạng của container ở quá trình trao đổi giữa các bên liên quan đến chuỗi cung ứng vận tải như: vận chuyển, thuê vận chuyển, cảng biển, nhà xe và kho bãi.
EIR là viết tắt của Equipment Interchange Receipt
Phiếu EIR còn là giấy tờ cần thiết để hàng hóa có thể tham gia các hoạt động vận chuyển cũng như hoạt động xuất nhập khẩu. Khi container gặp sự cố hoặc hư hại, chủ sở hữu container (hãng tàu) sẽ căn cứ vào phiếu EIR để xác định và yêu cầu bồi thường thiệt hại từ bên chịu trách nhiệm. Thông thường trong phiếu EIR sẽ bao gồm các thông tin sau:
Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, ổ khóa, dây đai…)
Tên và chữ ký của người giao nhận
Công dụng của phiếu EIR
Phiếu EIR phải do cảng phát hành và thường được sử dụng khi container được chuyển giao từ người này sang người khác với mục đích để làm bằng chứng. Trong trường hợp container gặp phải các vấn đề như: rách, thủng, hỏng hóc,… có thể căn cứ vào phiếu EIR để xem thiệt hại ở đâu và người giao cont sẽ phải có chịu trách nhiệm chịu đền bù.
Công dụng của phiếu EIR
Với hàng hóa xuất khẩu khi chủ hàng cho xe cont vào hạ bãi mà container đang nằm trên xe thì chủ hàng phải đóng tiền cho xe nâng container từ xe container của chủ hàng xuống bãi container. Số tiền đóng trong trường hợp này gọi là tiền nâng hạ và phiếu EIR do cảng cáp để chứng minh chủ hàng đã đóng tiền.
Còn với trường hợp hàng hóa nhập khẩu khi chủ hàng cho xe container vào lấy hàng mà xe container đang nằm trong bãi thì chủ hàng cần đóng tiền cho xe nâng container lên xe container của chủ hàng. Số tiền này được coi là tiền nâng hạ và phiếu EIR trong trường hợp này do cảng cấp để chứng minh chủ hàng đã đóng tiền.
Các loại phiếu EIR
Căn cứ vào ngành nghề kinh doanh, mục đích sử dụng và tình trạng thiết bị sẽ có các loại phiếu EIR sau:
Theo tình trạng của container
Sẽ có phiếu EIR đầy đủ (Full EIR) thường được sử dụng khi container được trao đổi trong tình trạng hoàn chỉnh, không có hư hỏng, thiếu sót. Ngoài ra còn có phiếu EIR thiếu (Short EIR) được sử dụng trong trường hợp container trao đổi không đủ số lượng hoặc bị thiếu hụt so với thông tin ghi chép ban đầu.
Theo ngành kinh doanh
Bao gồm phiếu EIR trong vận tải biển thường được sử dụng để ghi nhận việc trao đổi, trả lại và kiểm tra tình trạng của container trong các hoạt động vận chuyển đường biển và tại cảng. Thứ hai là phiếu EIR trong logistics và kho vận với mục đích là để ghi chép quá trình trao đổi và kiểm tra tình trạng của container trong quá trình quản lý logistics và lưu trữ tại kho.
Theo mục đích sử dụng
Có hai loại phiếu là phiếu EIR trả hàng (Return EIR) sẽ được sử dụng khi container được trả lại từ người nhận cho người gửi hoặc di chuyển từ địa điểm B về địa điểm A, ghi nhận tình trạng container khi trả hàng và phiếu EIR giao nhận (Delivery EIR) sử dụng trong trường hợp container được chuyển từ người gửi đến người nhận, ghi lại tình trạng container tại thời điểm nhận hàng.
Hướng dẫn khai phiếu EIR
Trong phiếu EIR sẽ có nhiều nội dung khác nhau và bạn cần phải điền đầy đủ để đảm bảo quá trình hàng hóa ra vào cảng diễn ra thuận lợi. Chi tiết như sau:
Phần tiêu đề: Điền thông tin bao gồm logo, tên, số hiệu phiếu, ngày phát hành
Thông tin container: Cập nhật thông tin số hiệu container, loại, kích thước, trạng thái, trọng lượng, tên và hãng tàu, ngày xếp dỡ và số seal
Thông tin của chủ hàng: Điền rõ tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND/CCCD, số lệnh giao hàng, số Booking Note và hiệu lực của lệnh giao hàng
Thông tin giao nhận hàng: cần ghi rõ thời gian, phương thức giao nhận hàng, số hiệu xe nâng và số lượng container cần xử lý
Cập nhật tình trạng của container: Ghi chi tiết về tình trạng của container, sử dụng mã số quy ước, đánh dấu vị trí hư hỏng trên sơ đồ, và ghi chú cụ thể
Xác nhận của các bên: Các bên liên quan ký tên để xác nhận thông tin
Hướng dẫn khai phiếu EIR chi tiết
Quy trình khai phiếu EIR trong hoạt động xuất nhập khẩu sẽ bao gồm các bước sau, bạn cần chú để để điền một cách chính xác và hiệu quả
Bước 1: Cần kiểm tra tình trạng của container khi giao nhận như: số lượng, số liệu, kích thước, loại cont, tình trạng nguyên vẹn của cont,…
Bước 2: Ghi lại các thông tin về tình trạng của container lên phiếu EIR bản giấy hoặc bản điện tử
Bước 3: Xác nhận và ký cũng như ghi rõ ngày giờ giao nhận container vào phiếu EIR (ở phần dưới). Lưu ý nếu là nếu là bản điện tử thì gửi qua ứng dụng điện thoại hoặc email cho người nhận, còn bản giấy thì cần in thành 2 bản
Bước 4: Lưu phiếu EIR để tiện kiểm tra, đối chiếu, xử lý tranh chấp và khiếu nại (nếu có)
Quy trình xin cấp lại phiếu EIR
Trong quá trình làm xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ xảy ra rất nhiều trường hợp nếu như không may làm mất phiếu EIR bạn hoàn toàn có thể xin cấp lại phiếu lần 2. Tuy nhiên sẽ phải thực hiện theo thủ tục sau đây:
Bước 1: Thông báo mất phiếu EIR và đề nghị giữ container tại cảng
Lúc này bạn sẽ phải cung cấp CMND và điền thông tin vào form công văn có sẵn tại trực ban sản xuất cảng, không cần công ty đóng dấu, sau đó ký tên. Đây là bước đầu tiên bạn cần làm và lưu ý cần làm sớm để tránh trường hợp có người nhặt được nảy sinh ý đồ xấu lấy hàng rồi rời cảng.
Bước 2: Thực hiện công văn xin cấp lại phiếu EIR mới
Nếu như có được sự xác nhận của hải quan giám sát cổng rằng container vẫn chưa qua bộ phận giám sát hay là phiếu EIR đã thanh lý cổng rồi thì xin xác nhận lại rằng container chưa được lấy ra khỏi cảng.
Bước 3: In lại phiếu EIR
Có được sự xác nhận của hải quan giám sát cổng thì bạn sẽ đến trực ban sản xuất cảng yêu cầu mở giữ container và xác nhận cho cấp lại phiếu lần 2. Sau đó mang công văn này ra thương vụ cảng để thực hiện in lại phiếu khác. Cuối cùng là tiến hành thanh lý cổng như bình thường.
Mong rằng qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ về phiếu EIR cũng như cách khai phiếu EIR như thế nào cho chính xác. Nếu như bạn có thêm bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay với DRACO VIỆT NAM để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!
