Trong quá trình làm thủ tục mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu có thể bạn sẽ bắt gặp một chứng từ vô cùng đặc biệt có tên là invoice. Nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu invoice là gì? Vậy hãy để DRACO VIỆT NAM giải đáp thắc mắc giúp bạn thông qua bài viết dưới đây nhé!
Hiểu thế nào là invoice?
Invoice hay còn được gọi là hóa đơn chính là một chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa hay xuất nhập khẩu. Căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP số 38/2019/QH14, khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan thì sẽ cần thực hiện xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Đặc biệt là invoice sẽ được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan thuế không quản lý.
Invoice là gì?
Người bán có thể tự lập invoice theo mẫu riêng của mình mà không cần phải tuân theo mẫu của cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước. Các cơ quan chính phủ và các bên liên quan có thể yêu cầu xem invoice với mục đích xác nhận thông tin về giao dịch xuất khẩu và thực hiện các hoạt động quan trọng như khai báo hải quan, thanh toán và vận chuyển hàng hoá.
Nội dung và hình thức của invoice được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán. Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo trên invoice có các thông tin cơ bản như sau:
-
Tên invoice, mã số, thời gian lập invoice
-
Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)
-
Thông tin người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), người gửi hàng (Shipper), người thụ hưởng (Beneficiary), người trả tiền (Remitter) và người nhận hàng (Consignee)
-
Số booking
-
Tên phương tiện
-
Mô tả về thông tin hàng hóa (Tên – Số lượng – Đơn giá – Thành tiền)
-
Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
-
Số container, số seal
Vai trò của invoice trong hoạt động xuất nhập khẩu
Invoice đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
-
Xác nhận mua hàng: Invoice chứng nhận rằng người mua đã đặt hàng và thanh toán số tiền được ghi trên hóa đơn. Đây cũng chính là bằng chứng cho việc mua hàng được thực hiện và các cam kết tài chính giữa các bên
-
Chứng từ hợp đồng: Invoice chính là một phần của hợp đồng mua bán hàng hóa giữa người bán và người mua. Đồng thời nó cũng xác định các điều khoản và điều kiện giao dịch trong đó bao gồm giá cả, số lượng và mô tả hàng hóa
-
Định giá và khai báo hải quan: Invoice cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa để định giá cho mục đích thuế và hải quan. Nó được sử dụng để tính toán các khoản thuế, lệ phí và chi phí liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa
Invoice đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp
-
Thanh toán và tài chính: Invoice chính là cơ sở cho việc thanh toán hàng hóa. Bởi nó cung cấp thông tin về số tiền cần thanh toán, điều kiện thanh toán và phương thức thanh toán. Các bên sẽ sử dụng invoice để xác định việc chuyển tiền và đáp ứng các yêu cầu tài chính
-
Ghi chú: Invoice cung cấp thông tin chi tiết và mô tả về hàng hóa như mô hình, số lượng và xác nhận về chất lượng cũng như tình trạng của hàng hóa. Điều này cũng sẽ đảm bảo sự chính xác, rõ ràng trong giao dịch và giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại
Những loại Invoice phổ biến nhất hiện nay
Trên thực tế hiện nay có nhiều loại invoice khác nhau được sử dụng tùy thuộc vào mục đích và tính chất của giao dịch. Dưới đây là những loại invoice phổ biến nhất hiện nay:
Hóa đơn điện tử
Đây chính là phiên bản điện tử của hóa đơn truyền thống. Hóa đơn này sẽ được tạo, gửi, nhận và xử lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Hình thức này ngày càng trở nên phổ biến do tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và thân thiện với môi trường.
Hóa đơn thương mại
Chính là loại invoice phổ biến nhất vì nó được sử dụng trong hầu hết các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Ở đó sẽ thể hiện đầy đủ thông tin bao gồm: người bán, người mua, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và các điều khoản thanh toán.
Mẫu hóa đơn thương mại
