Để quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ, thuận lợi thì không thể nào thiếu loại chứng từ packing list. Chắc hẳn đối với nhiều người thuật ngữ này còn khá mới mẻ. Vậy packing list là gì? Hãy để DRACO VIỆT NAM giúp bạn tìm lời giải đáp qua bài viết dưới đây nhé!
Thế nào là packing list?
Packing list được hiểu đơn giản là phiếu đóng gói chính là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của hợp đồng. Các thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Trong bảng kê cần có thông tin về quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước.
Packing list mô tả chi tiết những thông tin về hàng hóa được xuất, nhập khẩu
Sau khi hàng hóa được đóng xong thì packing list sẽ được lập vì lúc đó số lượng hàng mới chính xác. Còn trong trường hợp hãng tàu yêu cầu vận đơn sớm thì người bán phải lập packing list sớm để lấy đó làm cơ sở soạn B/L gửi cho hãng tàu.
Packing list thường được phân chia thành 3 loại:
Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (packing and weight list): Trong đó có các thông tin chi tiết về lô hàng kèm thêm bảng kê trọng lượng hàng
Phiếu đóng gói chi tiết (detailed packing list): Thể hiện chi tiết thông tin về lô hàng. Loại phiếu này thường được người mua và người bán dùng phổ biến
Phiếu đóng gói trung lập (neutrai packing list): Thông tin trên phiếu sẽ không có thông tin người bán. Chính vì thế loại phiếu này ít được sử dụng
Vai trò của packing list
Packing list là loại chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Vì khi nhìn vào packing list sẽ giúp bạn thấy được các thông tin chi tiết của lô hàng như: cách thức đóng gói, trọng lượng, số lượng, phân loại hàng,…Packing list có những vai trò cụ thể như sau:
Khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa thì đây là căn cứ để bên bảo hiểm chịu trách nhiệm
Đây là chứng từ hỗ trợ thanh toán tuy nhiên hàng hóa phải phù hợp với những gì mô tả trên packing list
Trong hoạt động nhập khẩu chứng từ này cũng dùng để xác nhận người mua có thể kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng
Bắt buộc phải có chứng từ này để thông quan trong ngành xuất nhập khẩu
Chứng từ này dùng để để khai báo cho hãng vận chuyển trong quá trình phát hành vận đơn
Packing list có vai trò rất quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu
Chức năng của packing list
Packing list ngoài là tài liệu mô tả thông tin về hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng ở nhiều khía cạnh của quy trình vận chuyển và xuất nhập khẩu. Dưới đây là các chức năng chính của packing list:
Tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro
Chính việc thể hiện thông tin rõ ràng giúp tăng tính minh bạch trong các giao dịch vận chuyển hàng hóa. Hơn nữa các bên liên quan sẽ nắm rõ thông tin về hàng hóa, số lượng, phương thức đóng gói và yêu cầu đặc biệt nếu có. Qua đó sẽ giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc bị thất lạc hoặc nhận phải hàng hóa không đúng.
Kiểm tra và xác nhận hàng hoá
Thông qua packing list người nhận hàng có thể kiểm tra sự đầy đủ và chính xác của lô hàng so với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã đặt. Vậy nên packing list chính là công cụ quan trọng để xác nhận lại rằng tất cả các mặt hàng đã được đóng gói và gửi đi đúng như thông tin đã thỏa thuận trong hợp đồng. Trong trường hợp có sự thiếu hụt hoặc sai sót về số lượng thì chứng từ này sẽ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp và yêu cầu điều chỉnh.
Xác định phương thức vận chuyển phù hợp
Nắm được thông tin về kích thước, trọng lượng và thể tích của hàng hóa có trong packing list cũng sẽ giúp cho công ty vận chuyển lựa chọn được phương thức vận chuyển phù hợp. Trong trường hợp lô hàng có kích thước lớn và trọng lượng nặng phải sử dụng đến container đường biển. Còn đối với mặt hàng nhẹ và dễ vỡ có thể cần được vận chuyển bằng đường hàng không.
Dễ dàng kiểm soát và quản lý hàng hóa
Với những lo hàng lớn hoặc trong một lô có nhiều loại hàng hóa khác nhau thì packing list giúp phân loại và theo dõi các kiện hàng một cách hiệu quả, tránh sự nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về lô hàng thông qua packing list đồng thời cũng sẽ giúp các bên liên quan kiểm tra, kiểm soát và quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.
Hỗ trợ thủ tục hải quan
Packing list có chức năng quan trọng là hỗ trợ trong thủ tục hải quan. Ở các cửa khẩu quốc tế packing list chính là tài liệu cần thiết để cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận thông tin về hàng hóa. Thông qua packing list cơ quan hải quan cũng sẽ dễ dàng xác minh các mặt hàng, số lượng, trọng lượng. Đồng thời đảm bảo rằng hàng hóa không có vấn đề về thuế hay kiểm tra an ninh.
Hướng dẫn cách điền mẫu packing list chi tiết nhất
Trong packing list sẽ bao gồm một số thông tin nhất định về lô hàng cũng như người bán. Để tránh xảy ra tình trạng sai sót ảnh hưởng đến tiến trình làm thủ tục thông quan thì bạn phải điền chính xác những thông số cũng như thông tin liên quan đến lô hàng tránh. Cụ thể như sau:
Tiêu đề phiếu sẽ bao gồm : Logo, tên, fax công ty, địa chỉ, tel
Số và ngày packing list phải điền thật chính xác
Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên bán hàng
Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên mua hàng
Số tham chiếu (Ref no): Được hiểu là số đơn hàng hoặc chính là ghi chú thêm về bên thông báo khi hàng đến (Notify Party). Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này
Tên tàu, số chuyến (Vessel Name)
Cảng bốc hàng (Port of Loading)
Cảng đến (Port of Destination)
Ngày dự kiến tàu chạy (Estimated Time Delivery – ETD)
Thông tin mô tả về lô hàng: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS Code (Product)
Số lượng hàng hóa (Quantity)
Trọng lượng tịnh (Net Weight – NWT): Lưu ý rằng chỉ tính trọng lượng của hàng hóa
Trọng lượng tổng (Gross Weight – GWT): Sẽ tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói hàng hóa ở ngoài. Tuy nhiên thực tế cũng không nên quá chú trọng phải quá chính xác ở trọng lượng tổng này. Mà chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là được
Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Packing)
Ghi chú (Remark): Nếu có
Xác nhận của bên bán hàng: Bao gồm chữ ký, đóng dấu của bên bán. Packing list được xem là hợp lệ khi có chữ ký và đóng dấu
Trên đây chúng tôi đã tổng hợp những thông tin về packing list mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng rằng sẽ hữu ích đối với bạn. Theo dõi DRACO VIỆT NAM để cập nhật nhiều thông tin hữu ích hơn nữa nhé!
