Truyền Tờ Khai Hải Quan là Gì? Các Bước Truyền Tờ Khai Hải Quan
22 Th12
Trong quá trình khai báo hải quan điện tử không tránh khỏi những sai phạm và thiếu sót thế nên người khai hải quan cần nắm được bước cần chuẩn bị khi truyền tờ khai hải quan nhập khẩu. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa hiểu truyền tờ khai hải quan là gì cũng như các bước cần chuẩn bị khi truyền tờ khai hải quan. Vậy hãy để DRACO VIỆT NAM giúp bạn giải đáp những thắc mắc này nhé!
Thế nào là truyền tờ khai hải quan?
Truyền tờ khai hải quan là cả một quá trình nộp các thông tin liên quan đến hàng hóa và các loại giấy tờ cần thiết cho cơ quan hải quan nhằm thực hiện thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Trong tờ khai hải quan phải thể hiện các thông tin về nguồn gốc, giá trị, số lượng và mô tả chi tiết về hàng hóa được vận chuyển.
Truyền tờ khai hải quan là rất quan trọng cho nên để đảm bảo việc thông quan diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng bạn cần cung cấp cho cơ quan hải quan những dữ liệu cần thiết để kiểm tra và xác định việc áp dụng các biện pháp quản lý hải quan như thuế, phí, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra an toàn và bảo vệ môi trường.
Mẫu tờ khai hải quan
Đối với các cá nhân, doanh nghiệp khi tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu cần nắm rõ quy trình và thủ tục truyền tờ khai hải quan để đảm bảo rằng sẽ tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Để cập nhật thông tin một cách chi tiết và chính xác nên việc truyền tờ khai hải quan thường được thực hiện qua hệ thống điện tử của cơ quan hải quan. Việc này còn giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông quan.
Các bước cần chuẩn vị truyền tờ khai hải quan
Bước 1: Xác định mã số hàng hóa (hs code) và mã số thuế quan
Đầu tiên bạn sẽ phải xác định chính xác mã số hàng hóa và mã số thuế quan của mặt hàng cần nhập khẩu. Mã số hàng hóa được quy định theo danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam, còn mã số thuế quan được quy định theo biểu thuế nhập khẩu ưu đãi.
Các bước cần chuẩn bị khi truyền tờ khai hải quan
Mã số hàng hóa sử dụng để phân loại và mô tả hàng hóa một cách chính xác, bao gồm 10 chữ số. Các chữ số đầu tiên quy định về nhóm hàng, tiếp theo là phân nhóm, rồi đến phân nhóm phụ và phân nhóm con. Việc xác định đúng mã số hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro về mặt pháp lý và thuế quan khi nhập khẩu. Còn mã số thuế quan sẽ quyết định đến mức thuế suất áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu. Mã số thuế quan thường gồm 8 chữ số, trong đó 6 chữ số đầu tiên trùng với mã số hàng hóa, và 2 chữ số cuối cùng xác định mức thuế suất cụ thể. Bạn có thể tham khảo các nguồn sau để xác định chính xác mã số hàng hóa và mã số thuế quan:
Các văn bản pháp luật liên quan
Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi
Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam
Tư vấn từ các chuyên gia hoặc cơ quan hải quan
Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Tài Liệu Cần Thiết
Các cá nhân, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu bao gồm các giấy tờ sau:
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng
Giấy phép nhập khẩu (Nếu hàng hóa thuộc diện cần giấy phép)
Vận đơn (Bill of Lading) hoặc vận tải đơn (Airway Bill)
Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng (nếu có)
Tùy thuộc vào loại hàng hóa mà ngoài những loại chứng từ trên bạn có thể cần phải chuẩn bị một số tài liệu bổ sung khác sau đây:
Giấy chứng nhận y tế (đối với hàng hóa liên quan)
Giấy chứng nhận sức khỏe động vật (đối với hàng động vật sống)
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (đối với hàng thực phẩm)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối với hàng nông sản)
Cuối cùng là bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi làm bước tiếp theo. Cụ thể cần: kiểm tra chữ ký và con dấu trên các giấy tờ, đảm bảo thông tin trên các tài liệu khớp nhau và đặc biệt lưu ý kiểm tra ngày hiệu lực của giấy phép và giấy chứng nhận.
Bước 3: Khai báo hải quan điện tử hoặc tờ khai giấy
Phương thức truyền tờ khai hàng hoá nhập khẩu truyền thống là nộp trực tiếp tại cửa khẩu hoặc qua bưu điện. Phương thức này có thể tốn thời gian và công sức.
Mẫu tờ khai hải quan giấy
Tuy nhiên ngày nay hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình thì bạn có thể sử dụng hệ thống truyền tờ khai hàng hoá điện tử của cơ quan hải quan. Việc này giúp bạn truyền tờ khai một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Bước 4: Kiểm tra thông tin trên tờ khai hải quan
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác tờ khai sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi. Đầu tiên bạn cần điền đầy đủ thông tin trên tờ khai chính xác. Tuy nhiên cũng cần lưu ý 1 số điều sau:
Mã số hàng hóa (HS)
Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị….)
Thông tin về người nhập khẩu (tên, địa chỉ, mã số, thuế…)
Loại hình tính thuế (thuế xuất, miễn thuế…)
Thông tin về nơi xuất nhập khẩu
Nếu như điền đầy đủ rồi bạn cần thêm một bước nữa là kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác của các thông tin đã nhập. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến những hậu quả đáng tiếc trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Bước 5: Xử lý các vấn đề phát sinh
Trong quá trình truyền tờ khai hàng hóa không tránh khỏi các vấn đề phát sinh cần được xử lý kịp thời để tránh ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách xử lý:
Sai sót trong thông tin tờ khai: Nếu thấy sai sót bạn cần thông báo ngay cho cơ quan hải quan để sửa đổi. Việc sửa đổi thông tin cần phải được thực hiện trước khi quá trình thông quan hoàn tất
Hàng hóa bị từ chối nhập khẩu: Lúc này doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh hoặc khắc phục. Đặc biệt để biết nguyên nhân cần liên hệ với cơ quan hải quan
Chậm trễ trong quá trình thông quan: Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ qua hải quan để biết lý do. Thêm nữa cũng cần tham gia tích cực trong việc cung cấp thông tin và hỗ trợ để giảm thiểu thời gian chậm trễ
Bước 6: Thanh toán lệ phí và thuế
Nếu như tờ khai hải quan được duyệt thì bạn cần thanh toán lệ phí và thuế hải quan theo quy định. Phần lệ phí và thuế sẽ được tính dựa trên giá trị hàng hóa, mã số thuế quan cùng các chi phí khác liên quan.
Bước 7: Lưu trữ hồ sơ
Theo quy định rõ ràng của Bộ tài chính thì việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng. Cụ thể:
Người khai hải quan chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ. Thời hạn lưu trữ hồ sơ là 5 năm
Tất cả các hồ sơ liên quan đến việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa đều phải được lưu trữ cẩn thận
Người khai hải quan phải lưu bản chính của tất cả các loại chứng từ
Trong quá trình truyền tờ khai hàng hoá thì việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình là rất quan trọng. Nếu như bạn cần tìm hiểu về truyền tờ khai hải quan mà gặp phải khó khăn hãy liên hệ ngay với DRACO VIỆT NAM để được hỗ trợ nhé!
Bài viết trên DRACO VIỆT NAM đã gửi đến bạn các thông tin liên quan đến việc truyền tờ khai hải quan. Bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu chuyên sâu về nội dung này, vui lòng liên hệ với tư vấn viên của DRACO VIỆT NAM để được hỗ trợ nhé!
